Informationen für Unternehmen

Warum braucht mein Unternehmen einen Vertrauensanwalt?

Unternehmen – oder (noch) vielmehr ihre Geschäftsführer und Vorstände – sind verpflichtet, ihre Unternehmensstrukturen dergestalt zu organisieren, dass Straftaten und allgemein Fehlverhalten im Unternehmen verhindert wird. Unterlassen Sie diese Pflicht, haben sie Geldbußen, Einziehungsmaßnahmen und sogar eine Freiheitsstrafe zu befürchten. Für diese komplexe Risikoprävention gibt es Compliance.

Compliance ist längst mehr als reiner Selbstzweck. Wer das als Unternehmer noch ernsthaft bestreiten will, der sollte unbedingt in unseren FAQ nachlesen, warum seine persönliche Haftung in den entscheidenen Fragen eben doch nicht beschränkt ist.

„It takes 20 years to build a reputation and five minutes to ruin it.
If you think about that, you’ll do things differently.“
Warren Buffett

Unternehmer sind mehr denn je berufen, sich über viele rechtliche Fragen Gedanken zu machen. Schon scheinbar kleine Verstöße können dazu führen, bei öffentlichen Ausschreibungen oder für den nächsten Großauftrag nicht mehr berücksichtigt zu werden. Und gerade in Zeiten, in denen qualifizierte Mitarbeiter immer schwieriger zu finden sind, sind zufriedene Mitarbeiter wichtiger denn je. Und nichts untergräbt die Motivation von ehrlichen Mitarbeitern nachhaltiger als einige schwarze Schafe. Aber wie findet man diese schwarzen Schafe im Unternehmen?

Schwarze Schafe sieht man nur im Hellen

Wo Kontakte zu Lieferanten und Auftragnehmern bestehen, ist Korruption nicht weit. Die Dunkelziffer nicht aufgeklärter Korruptionsfälle dürfte immens sein und in vielen Unternehmen hohe finanzielle Schäden verursachen. Das fängt bei scheinbar kleinen Gefälligkeiten an, die wahrscheinlich auch nie aufgedeckt werden. Aber was, wenn Mitarbeiter jahrelang und systematisch bestimmte Lieferanten oder Auftragnehmer bevorzugen? Dementsprechend nicht der beste Lieferant den Auftrag erhält, sondern der, der den Mitarbeitern gefällig war.

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Der offene Umgang mit einem Korruptionsverdacht kann für Mitarbeiter aber auch für Geschäftspartner schwierig sein. Die Furcht vor persönlichen oder geschäftlichen Nachteilen hält diejenigen, die um Korruption im Unternehmen wissen, vielleicht von einer Anzeige an die Strafverfolgungsbehörden oder die Dienstvorgesetzten ab.

Nun ist natürlich Korruption nicht das einzige Problem in großen Unternehmen. Was Führungskräfte oft nicht wahrhaben wollen ist für uns Rechtsanwälte allgegenwärtig. Jahrelang können Mitarbeiter allzuoft unbehelligt „in die Kasse greifen“ bis man sie eines Tages ertappt. Die Summen sind dann jedoch meist schon derart erheblich, dass diese Schäden bei dem jeweiligen Mitarbeiter nie liquidiert werden können. Alle Kontrollinstanzen haben dann versagt, niemand will davon gewusst haben.

Aber hat wirklich nie jemand Verdacht geschöpft?

Korruptionsprävention im Unternehmen

Meist haben die Kollegen schon einen konkreten Verdacht, wenn es um Diebstahl, Betrug, Untreue oder Korruption im Unternehmen geht. So ein vager Verdacht ist aber schwer auszusprechen? An wen wendet man sich? Was wenn ich mich irre?

Whistleblowing ist durchweg negativ besetzt. Das ist schon daran erkennbar, dass es gar keine positive deutsche Entsprechung für diesen Begriff gibt. Ein Whistleblower ist kein Verräter, keine Petze und kein Denunziant, denn diese Person leistet einen anerkennenswerten positiven Beitrag für ein Unternehmen. Er weist auf Missstände sowie auf Fehlverhalten von Einzelnen hin und schützt somit das Unternehmen vor den negativen Auswirkungen dieser Wirtschaftskriminalität.

Zugleich will kein Mitarbeiter zur Zielscheibe werden, weil sich ein Verdacht nicht erhärten ließ. Die Furcht vor Anfeindungen, Ausgrenzung und Mobbing ist viel zu groß, um sich mit einem schwerwiegenden Verdacht sofort an die Unternehmensleitung zu wenden. Andererseits sinkt die Arbeitsmoral und Leistungsbereitschaft der ehrlichen Mitarbeiter bei einem solchen Verdacht enorm.

Ungleich größer ist die Verunsicherung bei sexuellem Missbrauch am Arbeitsplatz. Ein anzüglicher Witz vom Abteilungsleiter, die Hand dort wo sie nicht hingehört. Die Hemmschwelle, das Handeln des direkten Vorgesetzten anzuzeigen, ist enorm.

Korruptionsprävention sowie Prävention gegen andere Straftaten im Unternehmen ist ein entscheidendes Kriterium für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Reputation des Unternehmens insgesamt.

Neue gesetzliche Vorgaben für Unternehmen

Die Antwort auf die Eingangsfrage hätte somit auch schlicht lauten können: Weil es der Gesetzgeber vorschreibt.

Der Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) stellt gesetzliche Vorgaben zur Leitung und Überwachung deutscher börsennotierter Gesellschaften (Unternehmensführung) dar und enthält international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Dieser Kodex empfiehlt in Nr. 4.1.3:

„Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin (Compliance). Er soll für angemessene, an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtete Maßnahmen (Compliance Management System) sorgen und deren Grundzüge offenlegen.

Beschäftigten soll auf geeignete Weise die Möglichkeit eingeräumt werden, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben; auch Dritten sollte diese Möglichkeit eingeräumt werden.
Deutscher Corporate Governance Kodex

Am 16. April 2019 hat der europäische Gesetzgeber die Whistleblower-Richtlinie verabschiedet. Diese verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zur Einrichtung eines internen Meldesystems zur Entgegennahme von Hinweisen („Hinweisgebersystem“). Deutschland setzt die Whistleblower-Richtlinie derzeit in nationales Recht um.

Dabei stellt die Whistleblower-Richtlinie für Unternehmen folgende Pflichten auf:

  • Einrichtung eines internen Meldesystems zur Entgegennahme von Hinweisen
  • klare und leicht zugängliche Informationen über die Verfahren
  • Hinweisgebersystem muss Vertraulichkeit und Anonymität gewährleisten
  • Kontaktmöglichkeit des Hinweisgebers: schriftlich, telefonisch oder elektronisch
  • Möglichkeit der persönlichen Kontaktaufnahme und persönlicher Treffen
  • Benennung einer Person oder einer Dienststelle, die für die Folgemaßnahmen zu den Meldungen zuständig ist
  • angemessener zeitlicher Rahmen von max. drei Monaten nach Meldungseingang für die Rückmeldung an den Hinweisgeber über Folgemaßnahmen der Meldung
  • Schutz des Whistleblowers vor Vergeltungsmaßnahmen

Anonyme Anzeigen über ein Hinweisgeberportal

Ein Hinweisgebersystem im Internet oder Intranet ist demzufolge nicht ausreichend.

Die Unternehmen müssen vielmehr einen persönlichen Ansprechpartner benennen, der durch seine Schweigepflicht und das Zeugnisverweigerungsrecht verpflichtet und berechtigt ist, die Identität eines Hinweisgebers unter keinen Umständen preisgeben zu müssen.

Diese Eigenschaften garantiert ein Vertrauensanwalt als Schnittstelle zwischen dem Hinweisgeber und Unternehmen. Der Vertrauensanwalt nimmt in seiner Tätigkeit als Ombudsperson (Ombudsmann oder Ombudsfrau) vertraulich und anonym Hinweise entgegen. Er steht als Ansprechpartner für Mitarbeiter und die Geschäftspartner des Unternehmens zur Verfügung, die Fehlverhalten melden wollen sowie z.B. an der Aufklärung oder einem Ausstieg aus der Korruption interessiert sind, ihre Identität aber zunächst nicht preisgeben wollen.

Rechtsanwalt als Ombudsmann und Vertrauensanwalt

Die Kanzlei LAUDON || SCHNEIDER Rechtsanwälte ist auf Strafrecht sowie Wirtschaftsstrafrecht spezialisiert und übernimmt bundesweit die Tätigkeit als Ombudsmann und Vertrauensanwalt als Instrument der Compliance.

Unsere Leistungen für Unternehmen sowie Organisationen:

  • Einrichtung sowie Vorhaltung spezieller Kommunikationswege für Hinweisgeber: Hotline für Whistleblower, verschlüsselte E-Mail Adresse (PGP), Informationen für Whistleblower auf unserer Internetseite Vertrauensanwalt.de
  • BKMS® Hinweisgeber-System als zertifizierte und verschlüsselte Plattform
  • Bearbeitung von Hinweisen innerhalb einer zuvor festgelegten Reaktionszeit
  • Vertretung durch Partner und Fachanwälte für Strafrecht unserer Kanzlei
  • Gewährleistung einer sachkundigen Eingangskontrolle (Plausibilität)
  • Sachverhaltsaufklärung und Hinweisbewertung anhand strafrechtlichen sowie kriminologischen Fachwissens: u.a. qualifizierter Anfangsverdacht, Beurteilung von Glaubhaftigkeit und Glaubwürdigkeit
  • anwaltliche Beratung und Begleitung der unternehmensinternen Installation
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit sowie des Datenschutzes (DSGVO)